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Recruter coûte cher, souvent encore plus que vous ne le pensez.
Publier une offre d’emploi, trier des candidatures, organiser des entretiens, chaque étape a un coût parfois direct, parfois caché. Un recrutement représente un investissement conséquent pour l’entreprise, qui est souvent sous-estimé car rarement calculé dans sa globalité. Et quand le processus échoue, le coût réel explose !
Dans le contexte actuel, maîtriser votre budget recrutement est un impératif, à la fois un levier de performance RH et un facteur de compétitivité pour votre organisation.
Alors, comment mesurer, analyser et optimiser le coût de vos recrutements pour recruter mieux, sans exploser vos budgets ?
👉 Voici les étapes clés pour le calculer efficacement, avec des exemples concrets et des bonnes pratiques applicables dès maintenant.
Coût de recrutement, de quoi parle-t-on ?
C’est le coût global que va vous coûter une embauche.
Le coût d’une campagne de recrutement correspond à l’ensemble des dépenses, directes et indirectes, engagées pour pourvoir un ou plusieurs postes, rapporté au nombre de recrutements réalisés sur une période donnée.
Cela comprend :
– Les coûts internes : salaires des recruteurs, coût de structure, temps des opérationnels, prime de cooptation, etc.
– Les coûts externes : outils utilisés, cabinets de recrutement, prestataires, sponsorisation d’annonce, etc.
Il s’agit d’un indicateur clé pour piloter efficacement vos ressources RH et optimiser vos processus.
Mais, quelles sont les données à prendre en compte dans le détail du calcul, sans négliger les frais indirects et les coûts cachés ?
Le détail des coûts internes et externes
Pour un calcul exhaustif, il faut additionner toutes les dépenses liées au recrutement, en distinguant :
Coûts internes :
Ce sont tous les coûts fixes de l’entreprise, notamment ceux liés à la masse salariale, qui impactent le budget recrutement :
- Salaires des recruteurs et des opérationnels impliqués (managers, RH, etc.)
- Temps passé sur le processus (entretiens, tri de CV, etc.)
- Coûts de structure (locaux, matériel, outils internes)
- Temps passé par les opérationnels à intégrer et former les nouveaux salariés
Coûts externes :
Ce sont toutes les dépenses de l’entreprise liées de près ou de loin au recrutement et à la formation des nouveaux collaborateurs :
- Diffusion des annonces (jobboards, réseaux sociaux)
- Abonnement logiciel ATS
- Licences logiciels de tests, outils de sourcing, etc.
- Cabinets de recrutement et prestataires externes
- Participation à des salons, événements, déplacements
- Intégration nouveaux embauchés (équipements, goodies, séminaire, …)
- Formation des nouvelles recrues
Coûts cachés ou indirects :
Certains coûts sont plus difficilement mesurables :
- Temps de formation et d’intégration du nouvel embauché
- Turnover et coût d’un recrutement raté
- Impact sur la productivité en cas de poste vacant
Maintenant, voyons la formule exacte pour le coût d’un recrutement à partir de votre budget global.
Comment calculer le coût d’un recrutement concrètement ?
La formule est simple :
| Coût d’un recrutement = (coûts internes + coûts externes) / nombre de recrutements réalisés sur la période considérée.
Exemple simplifié
| Poste de dépense | Coût estimé annuel (€) |
| Salaires des recruteurs (2 x 35k€) | 70 000 |
| Temps des managers (100h x 40€/h) | 4 000 |
| Diffusion annonces (jobboards) | 3 000 |
| Abonnement ATS | 2 000 |
| Cabinet de recrutement | 10 000 |
| Tests et outils d’évaluation | 1 500 |
| Intégration (formation, matériel) | 5 000 |
| Total annuel | 95 500 |
Si 20 recrutements ont été réalisés : Coût d’un recrutement = 95500 / 20 soit 4775€
Les étapes concrètes pour appliquer la formule
- Lister toutes les étapes du processus : sourcing, sélection, entretiens, intégration, etc.
- Identifier les ressources mobilisées à chaque étape : personnes, outils, prestataires, matériel.
- Attribuer un coût à chaque ressource : salaire horaire multiplié par le temps passé, coût des outils, etc.
- Budgétiser chaque poste de dépense : renseigner les montants dans un tableau Excel pour faciliter la synthèse.
- Additionner l’ensemble des coûts pour obtenir le total sur la période.
- Diviser par le nombre de recrutements réalisés pour obtenir le coût moyen par embauche.
Pour un calcul fiable, listez également les coûts liés aux “échecs” de recrutement : ce candidat qui n’est jamais venu et à qui vous avez remboursé les frais de déplacement, ce nouvel embauché dont la période d’essai n’a pas été validée, etc.
Pensez à actualiser régulièrement vos données pour suivre l’évolution des coûts.
Enfin, en dernière étape, vous pouvez comparer vos résultats avec les benchmarks du secteur pour identifier des axes d’optimisation.
Pour conclure,
Le calcul du coût de vos recrutements repose sur une approche méthodique et exhaustive, intégrant toutes les dépenses internes, externes, directes et indirectes, rapportées au nombre d’embauches réalisées sur la période étudiée.
Cette analyse vous permettra d’optimiser vos budgets et d’améliorer la performance de vos recrutements.
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