Recruter 10, 15 ou 30 profils d’un coup, c’est un vrai défi. Canaux multiples, équipes locales à coordonner, centaines de candidatures à traiter : plus le volume de recrutement est important, plus les difficultés s’accroissent.

Pour éviter l’effet “machine à recruter” déshumanisante, mieux vaut structurer en amont.
Cet article donne quelques clés à ceux qui recrutent pour plusieurs lieux/postes en même temps, pour mener une campagne efficace tout en soignant l’expérience candidat.

Pourquoi les campagnes de recrutement échouent souvent

Les facteurs d’échec d’une campagne de recrutement multi-postes sont multiples : offres dispersées, doublons, mauvaise communication et de suivi … Ils sont souvent structurels et résultent d’une mauvaise organisation en amont. 

Comment les identifier pour mieux les prévenir ? Voici les principaux facteurs :

• Diffusion non centralisée 

Les annonces sont postées sur trop de canaux différents sans stratégie globale, ce qui dilue la visibilité et complique le suivi. 

On remarque également que plusieurs versions du même poste apparaissent sur un même jobboard, créant de la confusion pour les candidats et dégradant l’image de la marque employeur.

• Manque de cohérence dans le contenu des annonces

L’entreprise recrute plusieurs profils pour un même poste. Pourtant, les intitulés varient, la description n’est pas la même d’une annonce à l’autre, le salaire n’est pas présenté pareil (fourchette salariale, avantages sociaux). 

• Manque de coordination interne 

Les ressources humaines, managers et opérationnels, ne s’accordent pas en interne générant des messages contradictoires aux candidats. Il y a des “trous dans la raquette” : candidats oubliés, pas de retour, délais de réponse trop longs… 

• ATS mal synchronisé ou absence d’outil de suivi

L’utilisation de plusieurs outils de gestion des candidatures génère des incohérences dans le suivi des candidatures, complique le reporting global et ne permet pas de mesurer l’avancement de la campagne ni l’efficacité des canaux de sourcing.Les conséquences négatives se font très vite sentir : expérience candidat dégradée allongement des délais de recrutement, surcoûts inutiles, perte des talents…

La réussite d’une campagne multi-postes repose sur une organisation rigoureuse, des outils adaptés et une communication interne/externe parfaitement synchronisée.

Les étapes clés d’une campagne efficace

Prenons l’exemple d’un recrutement de 20 business developers pour illustrer notre article.

👉 Objectif : renforcer ses équipes partout en France, pour soutenir le lancement d’un nouveau service BtoB.

Cadrer précisément les besoins

Avant même de publier la moindre annonce, l’équipe RH se réunit avec la direction et les managers commerciaux pour : 

1. Fixer les objectifs fixés :

• 20 postes à pourvoir en 3 mois
• Répartition sur 5 grandes régions
• Profils expérimentés (2-5 ans), mobile et autonome
• Budget défini pour les jobboards et le recours ponctuel à un cabinet
  

2. Cadrer le poste et les profils recherchés :

On commence par décrire le poste : lister les missions, la position dans l’organigramme, les compétences et soft-skills attendues. 

👉 Chaque recruteur et manager repart avec une fiche de poste harmonisée, les indicateurs de suivi, un rétroplanning… Tout est posé.

💡 Conseil : Ne sautez jamais cette étape. Une campagne mal cadrée entraîne une perte de temps et de crédibilité… et fait fuir les bons candidats.

Élaborer une stratégie de sourcing

L’équipe RH a ensuite créé 3 personas candidats :

• Le commercial déjà en poste dans une startup
• L’autodidacte avec une forte culture du résultat
• L’ex-salarié d’un grand groupe en quête de plus d’autonomie
  

Puis ils ont choisi leurs canaux de sourcing : 

• LinkedIn & Indeed pour la portée nationale
• Jobboards spécialisés en vente (comme Jobvente ou Uptoo Jobs)
• Campagne d’emailing vers les anciens candidats non retenus
• Cooptation interne (avec prime à la clé)
  

👉 Segmenter par zone géographique a été une évidence : On ne parle pas aux candidats de Paris comme à ceux de Lille ou de Montpellier. 

💡 Astuce : L’entreprise a décliné 5 versions de l’annonce selon les grandes régions.

Structurer le processus de sélection

20 recrutements en parallèle, et sur tout le territoire national, c’est beaucoup.
Il faut éviter les allers-retours inutiles et les pertes de temps.

L’entreprise opte pour un pilotage centralisé des candidatures et un processus bien défini :

• Préqualification en visio (30 minutes, 2 créneaux fixes par semaine)
• Business case standardisé envoyé aux profils shortlistés
• Entretien manager + RH par région (1 jour par semaine dédié)
• Grille d’entretien et d’évaluation commune pour garantir l’équité
  

💡 Astuce : L’entreprise a choisi d’organiser des sessions de recrutement collectives par région, avec 3-4 candidats reçus à la suite. Et les équipes RH ont préparé des messages types pour  chaque étape du processus (message de refus, convocation à entretien, …).

Les clés de réussite

La coordination entre l’équipe RH et les managers locaux est décisive. La communication interne doit être fluide et en temps réel. C’est-à-dire que chaque manager sait quand il intervient, comment donner son retour, où suivre les candidatures.

Mobiliser des ressources internes et externes

Dès le départ, quand vous construisez votre plan de campagne, réfléchissez aux ressources sur lesquelles vous pouvez vous appuyer : 

• En interne : équipe RH, chargés de recrutement, assistantes de direction, etc. 
• En externe : partenaires locaux, agences d’emploi, cabinets de recrutement et chasseurs de tête. 

💡 Astuce : Pensez à former vos managers à la conduite des entretiens pour offrir une expérience candidat identique, et augmenter le taux de réussite de vos recrutements. 

Centraliser la gestion 

L’entreprise a automatisé tout ce qui pouvait l’être via un ATS ou un outil pour faciliter le suivi des candidatures, des évaluations et des communications avec les candidats :

• prises de RDV via un outil de planification
• relances automatiques des candidats
• messages de refus personnalisés selon les étapes
  

💡 Astuce : 

Avec Veritone Hire, l’équipe a pu piloter l’ensemble du processus dans un seul outil, du sourcing jusqu’au reporting. Les dashboards de Veritone Hire permettent également d’ajuster la stratégie de sourcing en temps réel, et de détecter les goulets d’étranglement.

Conclusion

Toute la difficulté est de soigner l’expérience candidat et de garantir la même personnalisation que ce soit pour un poste ou pour 20. Votre processus de recrutement doit être efficace sans sacrifier la qualité des profils sélectionnés. 

Trois leviers de réussite ont été identifiés : soigner le cadrage initial, automatiser tout ce qui peut l’être, avoir un bon outil de pilotage pour gagner en efficacité et en sérénité. Ces trois clés de succès permettront d’offrir aux candidats une communication transparente et une expérience personnalisée. 

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